E-Ticaret İçin E-Fatura ve E-Arşiv Kullanım Rehberi

E-ticaretin dijital altyapısının vazgeçilmez iki bileşeni olan e-fatura ve e-arşiv, geleneksel fatura süreçlerini kökten değiştiren ve işletmelere büyük kolaylıklar sağlayan sistemlerdir. Bu yazıda, özellikle e-ticaret işletmecilerinin merak ettiği bu iki kavramın ne olduğu, aralarındaki farklar, yasal zorunluluklar ve avantajları detaylı bir şekilde ele alınacaktır. Hem yeni başlayanlar hem de mevcut sistemini geliştirmek isteyenler için kapsamlı bir rehber niteliği taşıyan bu içerik, e-fatura ve e-arşiv dünyasına dair tüm sorularınızı yanıtlamayı amaçlamaktadır.

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından hayata geçirilen bu sistemler, kağıt fatura dönemini sonlandırarak işlem hızını artırmış, maliyetleri düşürmüş ve devletin vergi denetimini güçlendirmiştir. E-ticaret gibi hız ve verimliliğin kritik olduğu bir sektörde, bu dijital dönüşüme ayak uydurmak artık bir tercihten ziyade bir gerekliliktir. İşte bu yazı, bu gerekliliği en verimli şekilde nasıl karşılayacağınızı gösterecek.

İÇİNDEKİLER

E-fatura E-arşiv Nedir, Eticarette Kullanımı

E-fatura, kağıt ortamda düzenlenen ve ıslak imza ile kaşelenen faturanın, elektronik ortamda aynı yasal geçerlilikte hazırlanan halidir. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanmış bir formatta oluşturulur ve yine GİB sistemi üzerinden alıcıya iletilir. Bu sistem, yalnızca e-fatura kullanıcısı olan vergi mükellefleri arasındaki işlemlerde kullanılır.

E-arşiv fatura ise, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan tüketicilere (şahıslara) veya e-fatura kullanmayan işletmelere yapılan satışlar için düzenlenen dijital faturadır. Temel olarak perakende satışlarda, B2C (İşletmeden Tüketiciye) işlemlerde kullanılır ve satıcı tarafından e-posta yoluyla alıcıya iletilebilir.

E-ticarette e-fatura kullanımı, özellikle işletmeden işletmeye (B2B) yapılan satışlarda kritik öneme sahiptir. Alıcı ve satıcı firmanın her ikisi de e-fatura sistemine kayıtlı ise, satış işlemi otomatik olarak GİB sisteminde e-fatura olarak oluşturulur. Bu, muhasebe süreçlerini hızlandırır ve kayıt dışılığı önler.

E-ticaret firmaları için e-fatura ve e-arşiv kullanımının en büyük avantajı mekan bağımsızlığıdır. Faturalar, internet bağlantısı olan herhangi bir yerden, mobil uygulamalar veya web arayüzleri aracılığıyla anında kesilebilir. Bu, özellikle farklı lokasyonlardan yönetilen veya sahada çalışan ekipleri olan e-ticaret işletmeleri için büyük bir esneklik sağlar.

Fatura nedir

Fatura, bir malın teslimi veya bir hizmetin yapılması karşılığında alınan bedelin, satıcı tarafından alıcıya karşı belgelendirilmesidir. Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, ticari işlemlerin en temel belgesidir ve düzenlenmesi yasal bir zorunluluktur. E-fatura da bu yasal belgenin elektronik ortamda, güvenli ve standart bir formatta oluşturulmuş halidir.

E-fatura kesmek için öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuruda bulunulması ve bir mali mühür edinilmesi gerekmektedir. Anonim ve limited şirketler şirket vergi numarası üzerinden bu işlemi yaparken, şahıs şirketleri öncelikle dijital imza (e-imza) edinmek durumundadır. Bu süreç, e-fatura yasal zorunluluklarının başlangıç adımını oluşturur.

E-ticaret işletmelerinin bu sisteme geçiş motivasyonları çeşitlidir. Günlük fatura adedi çok yüksek olan firmalar, kırtasiye ve arşivleme maliyetlerini ciddi oranda düşürmek için bu yola başvurur. Ayrıca, kanunen 10 yıl saklanması gereken faturaların fiziki ortamda depolanmasının yarattığı lojistik zorluk ve maliyetler, e-fatura ve e-arşiv ile ortadan kalkar.

E-fatura ve e-arşiv faturasına geçmek, muhasebe süreçlerini de büyük ölçüde kolaylaştırır. Otomatik entegrasyonlar sayesinde satış, stok ve muhasebe kayıtları eş zamanlı olarak güncellenir, hata payı minimize edilir ve finansal raporlamalar anlık olarak hazır hale gelir. Bu da e-ticaret işletmecisine stratejik kararlar için değerli zaman kazandırır.

E-Fatura ve E-arşiv Arasındaki Farklar?

E-arşiv ve e-fatura arasındaki temel fark, fatura kesilen tarafın kimliğidir. E-fatura, yalnızca Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura sistemine kayıtlı vergi mükellefi işletmelere kesilebilir. Bu fatura, GİB’in merkezi sisteminde oluşturulur ve alıcı firmanın GİB’deki e-posta kutusuna gönderilir. Fatura, her iki tarafın da mali kayıtlarına otomatik olarak işlenir.

E-arşiv fatura ise, vergi numarası olmayan şahıslara (tüketicilere) veya e-fatura sistemine kayıtlı olmayan işletmelere kesilir. Bu faturayı satıcı, GİB e-arşiv portalı veya özel entegratör yazılımı üzerinden kendisi oluşturur. Faturanın bir kopyası GİB’de arşivlenirken, asıl nüsha (genellikle PDF formatında) satıcı tarafından alıcının e-posta adresine gönderilir veya ürünle birlikte basılı olarak yollanabilir.

Kullanım alanları açısından bakıldığında, bir e-ticaret sitesi, toptancı bir firmaya (B2B) yaptığı satışta e-fatura kesmek zorundadır. Aynı e-ticaret sitesi, web sitesi üzerinden bir tüketiciye (B2C) yaptığı satış için ise e-arşiv fatura düzenleyecektir. Bu ayrım, müşteri portföyüne göre her iki sistemi de kullanmayı gerektirir.

Yasal geçerlilik açısından her iki fatura türü de kağıt fatura ile tamamen eşdeğerdir. Her ikisi de Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında aynı hak ve yükümlülükleri doğurur. Ancak, iletim ve saklama yöntemleri farklılık gösterir. Bu nedenle, iş modelinize uygun olan sistemi veya sistemleri kullanmak için doğru entegrasyonu kurmak önemlidir.

E-Fatura nasıl kesilir?

E-fatura kesme işlemi, temelde geleneksel bir fatura düzenlemekten farklı değildir; satılan mal/hizmet, bedel, alıcı ve satıcı bilgileri girilir. Kritik fark, bu işlemin GİB onaylı bir yazılım veya portal üzerinden yapılması ve alıcının sistemde tanımlı olması gerekliliğidir. İşlem, özel entegratör çözümleri veya doğrudan GİB portalları aracılığıyla gerçekleştirilir.

İlk adım, fatura kesilecek firmanın e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol etmektir. Bu kontrol, GİB’in “Mükellef Sorgulama” servisi üzerinden veya entegratör yazılımının dahili veritabanından anında yapılabilir. Alıcı firma sistemde kayıtlı değilse, ona e-fatura kesilemez, e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekir.

Fatura bilgileri girildikten sonra, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanarak GİB sistemine gönderilir. GİB, faturayı teknik ve hukuki açıdan kontrol eder, onaylar ve alıcı firmanın GİB’deki e-posta kutusuna iletir. Aynı zamanda satıcıya da bir onay bildirimi gönderilir. Bu süreç saniyeler içinde tamamlanır.

E-ticaret siteleri için bu süreç genellikle tam otomatiktir. Sipariş onaylandığı anda, sistemdeki müşteri ve ürün bilgileri kullanılarak fatura otomatik oluşturulur ve GİB’e iletilir. Bu, e-fatura entegrasyonu (XML/EDI) sayesinde mümkün olur. Entegrasyon, manuel iş yükünü sıfıra indirger ve fatura kesimi ile ödeme tahsilatı gibi süreçleri senkronize hale getirir.

E-Fatura Kimler için Zorunludur

E-fatura yasal zorunlulukları, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğlerle belirlenir ve zaman içinde kapsam genişletilerek ciroları daha düşük olan firmaları da içine alacak şekilde güncellenir. Başlangıçta yüksek ciroya sahip firmalar için geçerli olan zorunluluk, günümüzde daha geniş bir mükellef kitlesini kapsamaktadır.

E-ticaret sektörü özelinde bakıldığında, internet üzerinden mal veya hizmet satışı yapan ve belirli bir ciro eşiğini aşan tüm işletmeler e-faturaya geçmek durumundadır. Ayrıca, e-arşiv fatura kullanımı da yine belirli şartlar altında zorunlu hale getirilmiştir. Bu zorunluluklar, devletin kayıt dışı ekonomiyle mücadelesi ve vergi denetimini dijitalleştirme hedefinin bir parçasıdır.

Örneğin, e-arşiv fatura uygulamasına dahil olanlar, internetten yaptıkları satışlarda faturaların bir nüshasını elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. İrsaliye düzenleme işlemlerinde de GİB tarafından belirlenen elektronik seçenekleri kullanabilirler. Bu durum, lojistik süreçlerin de dijital izlenebilirliğini artırmaktadır.

E-faturaya geçiş sadece bir fatura kesim yöntemi değişikliği değil, iş süreçlerinin tamamını kapsayan bir dijital dönüşümdür. Bu nedenle, zorunlu olmasa dahi, cirosu henüz zorunluluk eşiğine ulaşmamış e-ticaret girişimlerinin de operasyonel verimlilik ve maliyet avantajları nedeniyle bu sisteme erken geçiş yapmaları önerilir. Geçiş sürecinin planlanması ve mali mühür ve e-imza başvurusu gibi adımlar için zaman ayrılması gerekir.

E-Ticaret siteleri için e-Arşiv ve e-Fatura zorunluluğu var mı?

Evet, belirli şartları sağlayan e-ticaret siteleri için e-arşiv ve e-fatura kullanımı yasal bir zorunluluktur. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili tebliğlerine göre, 2021 hesap dönemi için yıllık cirosu 4 Milyon TL, 2022 ve sonraki hesap dönemleri için ise 3 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır.

Önemli bir nokta şudur: E-Arşiv uygulamasına geçebilmek için öncelikle e-Fatura uygulamasına da geçilmiş olması gerekmektedir. Dolayısıyla, cirosu 3 Milyon TL’nin üzerinde olan bir e-ticaret sitesi, önce e-faturaya kaydolmak, ardından e-arşiv fatura kesme yetkisini almak durumundadır. Bu, iki sistemin birbiriyle bağlantılı olduğu anlamına gelir.

Bu zorunluluğa uymak, e-ticaret işletmelerine önemli avantajlar da sağlar. Fiziki fatura basma, zarflama, arşivleme ve gönderme maliyetleri tamamen ortadan kalkar. Ayrıca, müşteri talebi doğrultusunda faturalar anında e-posta ile gönderilebilir, böylece müşteri memnuniyeti artırılabilir. Faturalar elektronik ortamda saklandığı için arşiv alanı ve personel maliyetleri de minimize edilir.

Zorunluluk kapsamına giren işletmelerin bu düzenlemelere uymaması idari para cezalarına yol açabilir. Bu nedenle, e-ticaret işletmelerinin yıllık cirolarını düzenli olarak takip etmeleri ve zorunluluk eşiğine yaklaştıklarında e-fatura ve e-arşiv faturasına geçiş sürecini başlatmaları kritik önem taşır. Süreç, mali müşavir veya yetkili bir entegratör firma desteğiyle yürütülebilir.

E-Ticarette e-Fatura kesmek zorunlu mudur?

E-ticarette e-Fatura kesme zorunluluğu, işletmenin yıllık cirosuna bağlıdır. Yıllık cirosu 3 Milyon TL’nin altında olan e-ticaret işletmeleri için e-faturaya geçmek yasal bir zorunluluk değildir. Bu işletmeler, satışlarının faturalandırılmasını geleneksel kağıt fatura yöntemiyle veya e-arşiv fatura ile yapmaya devam edebilirler.

Ancak, yasal zorunluluk olmasa bile, günlük fatura adedi yüksek olan e-ticaret firmaları için e-faturaya geçmek akıllıca bir operasyonel karardır. Manuel fatura kesimi, arşivleme ve takip süreçleri, iş gücü ve zaman kaybına neden olur. E-fatura sistemi ise bu süreçleri otomatize ederek, personelin daha katma değerli işlere odaklanmasını sağlar.

E-fatura ve e-arşiv faturanın bir diğer önemli kuralı, internet üzerinden yapılan satışlara ilişkin faturalarda “Bu satış internet üzerinden yapılmıştır” ifadesinin yer alması gerekliliğidir. Bu ifade, faturayı düzenleyen e-ticaret sitesi veya mağaza tarafından fatura üzerinde belirtilmelidir. Bu kural, hem e-fatura hem de e-arşiv fatura için geçerlidir.

Sonuç olarak, e-fatura nedir sorusunun ötesinde, işletmenizin ölçeği ve operasyonel ihtiyaçları doğrultusunda bu sisteme geçip geçmeme kararını değerlendirmek gerekir. Zorunlu olmayan firmalar için bile, sağladığı verimlilik, hız ve maliyet avantajları göz önüne alındığında, e-faturaya geçiş geleceğe yönelik değerli bir yatırım olacaktır.

İnternetten Satış Yapanlar Nasıl e-Fatura Keser?

İnternetten satış fatura kesme işlemi, artık satış otomasyon sistemleri ile tam entegre bir şekilde yürütülebilmektedir. E-ticaret siteleri, birden fazla kanal (kendi web sitesi, pazaryerleri) üzerinden satış yaptığından, tüm siparişlerin merkezi bir panelden yönetilmesi ve faturalandırılması hayati önem taşır. Bu, siparişin kaçırılmasını veya faturasız kalmasını engeller.

Satış onayı verildiği anda, e-ticaret altyapısı (Örn: Proticaret) otomatik olarak gerekli fatura türünü (e-fatura veya e-arşiv) belirler. Sistem, müşterinin vergi numarasını sorgular ve numara geçerliyse ve e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura oluşturmak üzere ilgili entegratöre veya GİB portalına komut gönderir.

Bu e-fatura, e-arşiv fatura işlemleri saniyeler içinde tamamlanır. E-fatura, alıcı firmanın GİB kutusuna gönderilir. E-arşiv fatura ise PDF olarak oluşturulur ve müşterinin sipariş esnasında belirttiği e-posta adresine otomatik olarak iletilir. Aynı zamanda fatura, satıcı firmanın kendi sistem arşivinde de saklanır.

Bu sürecin sorunsuz işleyebilmesi için e-ticaret yazılımının güçlü bir e-fatura entegrasyonuna sahip olması gerekir. Bu entegrasyon, XML veya API tabanlı olabilir ve sipariş, müşteri ve ürün verilerini fatura sistemine hatasız bir şekilde aktarır. Bu sayede, internetten satış yapan işletmeler için fatura kesmek, tek tıklamayla gerçekleşen arka plan işleminden ibaret hale gelir.

E-Ticaret e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır?

E-Ticaret e-Fatura Entegrasyonu, e-ticaret platformunuz ile GİB’in e-fatura altyapısı arasında veri iletişimi sağlayan bir köprüdür. Bu entegrasyon, genellikle GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratör çözümleri sağlayan firmalar aracılığıyla gerçekleştirilir. Entegratörler, GİB ile güvenli bir bağlantı (API/Web Servis) kurarak faturaların oluşturulması, gönderilmesi ve alınması işlemlerini yönetir.

Entegrasyon süreci tipik olarak XML entegrasyonu ile yapılır. E-ticaret yazılımınız, bir sipariş oluştuğunda veya fatura kesme talebi geldiğinde, faturaya dair tüm bilgileri (alıcı, satıcı, ürünler, KDV, toplam tutar vb.) standart bir XML formatında paketler ve entegratörün sunucusuna gönderir. Entegratör bu veriyi alır, gerekli kontrolleri yapar, mali mühür/imza ile imzalar ve GİB sistemine iletir.

Kullanıcı açısından bu işlem, e-ticaret panelinizde “Fatura Kes” butonuna tıklamak kadar basittir. Tüm karmaşık süreçler arka planda, saniyeler içinde gerçekleşir. Entegrasyon aynı zamanda GİB’den gelen iptal, red, onay durumlarını da e-ticaret panelinize geri bildirir, böylece fatura durumu anlık olarak takip edilebilir.

Doğru entegratör seçimi, güvenilirlik, teknik destek, maliyet ve ek özellikler (raporlama, otomatik mail gönderimi vb.) açısından önemlidir. Proticaret gibi profesyonel e-ticaret altyapıları, sektörde öne çıkan ve güvenilir entegratörlerle önceden hazır entegrasyonlar sunar. Bu sayede kullanıcılar, teknik detaylarla uğraşmadan hızlıca sistemi devreye alabilirler.

E-Ticarette Sanal POS ile nasıl kullanılacak?

Sanal POS ve e-fatura entegrasyonu, e-ticaretin ödeme ve faturalandırma döngüsünü birbirine bağlayan kritik bir noktadır. Satış işlemi, müşteri ödeme adımını başarıyla tamamladığında, Sanal POS’tan gelen ödeme onay sinyali, e-ticaret sistemine iletilir. Bu sinyal, otomatik fatura kesim sürecini tetikleyen ana unsurdur.

Entegrasyon doğru kurulduğunda, ödeme alındığı anda veya satış onaylandığı anda (kapıda ödeme gibi durumlar için) ilgili fatura otomatik olarak oluşturulur. Eğer alıcı bir işletme ve e-fatura mükellefi ise, fatura GİB üzerinden firmanın e-posta kutusuna gönderilir. Alıcı şahıs veya e-fatura mükellefi değilse, sistem e-arşiv fatura oluşturur ve müşterinin e-posta adresine PDF olarak gönderir.

Bu entegre işleyiş, ödeme ve tahsilat sistemleri ile muhasebe kayıtları arasında tam bir uyum sağlar. Ödeme yapıldığı halde fatura kesilmemesi veya fatura kesildiği halde ödemenin alınamaması gibi hataların önüne geçer. Aynı zamanda, nakit akışı ile gelir kayıtları gerçek zamanlı olarak eşleşir, finansal raporlamalar daha doğru hale gelir.

E-ticaret işletmeleri, farklı Sanal POS sağlayıcıları ile çalışabilir. Bu nedenle, kullanılan e-ticaret altyapısının (Proticaret gibi) hem çoklu Sanal POS entegrasyonunu hem de e-fatura entegrasyonunu aynı anda ve uyum içinde desteklemesi gerekir. Bu çok yönlü entegrasyon yeteneği, ölçeklenebilir bir e-ticaret operasyonunun temel taşlarından biridir.

E-faturanın ve e-arşiv faturanın Avantajları Nelerdir?

E-arşiv e-faturanın avantajları nelerdir sorusuna verilebilecek ilk yanıt, sağladığı inanılmaz hızdır. Geleneksel yöntemlerle bir faturanın yazdırılması, imzalanması, kaşelenmesi, zarflanması ve postalanması günler alabilir. Oysa e-fatura ve e-arşiv fatura ile bu süreç saniyeler içinde tamamlanır. Özellikle yüksek hacimli işlem yapan e-ticaret firmaları için bu, ciddi bir operasyonel verimlilik kazancıdır.

İkinci büyük avantaj, maliyet düşüşüdür. E-fatura ve e-arşiv fatura, kağıt, mürekkep, yazıcı bakımı, zarflama, posta ve fiziki arşivleme (kiralık depo, dosya, raf) gibi tüm masrafları ortadan kaldırır. Başlangıçtaki kurulum ve entegratör abonelik maliyetleri, kısa sürede bu tasarruflarla karşılanabilir. Ayrıca, arşivden fatura arama ve bulma için harcanan iş gücü maliyeti de sıfırlanır.

Ödeme takibinin kolaylaşması ve muhasebe süreçlerinin otomatize edilmesi bir diğer önemli faydadır. E-fatura ile kesilen faturalar, alıcı firmanın sistemine anında ulaştığı için ödeme süreçleri hızlanır. Muhasebe kayıtları otomatik olarak tutulduğundan, defterlere manuel kayıt, KDV beyanı hazırlama gibi işlemlerde hata riski büyük ölçüde azalır ve muhasebe departmanının iş yükü hafifler.

Son olarak, güvenlik ve çevre dostu olması da vurgulanmalıdır. Fiziki faturalar kaybolabilir, yıpranabilir veya yanlışlıkla imha edilebilir. Elektronik faturalar ise GİB ve yetkili entegratörlerin güvenli sunucularında yedekli olarak saklanır. Ayrıca, kağıt kullanımının ortadan kalkması ağaçların korunmasına ve daha sürdürülebilir bir iş modeline katkı sağlar. Bu da kurumsal sosyal sorumluluk ve marka imajı açısından olumlu bir etki yaratır.

E-fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-faturaya geçiş süreci, Gelir İdaresi Başkanlığı’na yapılacak bir başvuru ile başlar. İlk adım, GİB’in resmi web sitesi üzerinden veya bir vergi dairesine şahsen giderek e-fatura kullanmak istediğinizi bildirmektir. Bu başvuru öncesinde, şirket yetkilileri için e-imza ve şirket için mali mühür edinilmesi gereklidir.

Başvuru sırasında, “e-Fatura Uygulaması Başvuru Formu ve Taahhütnamesi” doldurulur ve imzalanır. Bu formun imzalı orijinali, firmanın imza sirkülerinin aslı veya noter onaylı örneği ile birlikte TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin belirtilen adresine postalanmalıdır. Bu işlem, mali mühür ve e-imza başvurusunun tamamlanması için gereklidir.

GİB, başvuruyu değerlendirip onayladıktan sonra, firma GİB’in e-fatura portalına (https://ebelge.gib.gov.tr) giriş yapabilir. Bu aşamada, firma kendi yazılımını geliştirerek doğrudan GİB’in servislerini kullanabileceği gibi, daha yaygın olarak, hazır bir e-fatura entegrasyonu sunan özel entegratör bir firmadan hizmet almaya karar verir.

Entegratör firmayla anlaşma sağlandıktan sonra, e-ticaret yazılımı veya muhasebe programı ile entegratörün sistemi arasında teknik bağlantı kurulur. Test ortamında yapılan başarılı denemelerin ardından, sistem canlıya alınır ve artık elektronik fatura kesmeye başlanabilir. Tüm bu süreç, ortalama birkaç hafta içerisinde tamamlanabilmektedir.

E-arşiv, e-arşiv Fatura Başvuru

E-arşiv fatura kullanmak isteyen e-ticaret firmaları, eğer ciroları zorunluluk eşiğinin altındaysa ve sadece e-arşiv kullanacaklarsa, doğrudan e-arşiv başvurusu yapabilirler. Ancak, daha önce de belirtildiği gibi, cirosu 3 Milyon TL üzerinde olan ve zorunlu olan firmaların önce e-faturaya, ardından e-arşive geçmesi gerekmektedir.

Başvuru, GİB’in https://portal.e-fatura.gov.tr/earsivPortalBasvuru/ adresindeki portalından online olarak yapılabilir. Başvuru sırasında firma vergi numarası, iletişim bilgileri, kullanım amacı gibi temel bilgiler sisteme girilir. Bu süreç de e-fatura başvurusuna benzer şekilde, bir taahhütnamenin elektronik olarak onaylanmasını içerir.

E-arşiv fatura başvurusu için gerekli belgeler, firmanın türüne göre değişiklik gösterebilir. Genel olarak, başvuru yapan yetkili kişinin kimlik bilgileri, firma vergi levhası, iletişim bilgileri ve e-posta adresi yeterli olmaktadır. Başvuru, çoğunlukla firmanın mali müşaviri veya yetkilendirdiği bir entegratör firma tarafından gerçekleştirilir.

Başvuru onaylandıktan sonra, firma e-arşiv portalına giriş yapabilir ve manuel olarak fatura oluşturabilir veya e-ticaret sistemi ile entegrasyon kurarak otomatik fatura kesimine geçebilir. Proticaret gibi gelişmiş altyapılar, e-arşiv entegrasyonunu da destekleyerek, tüm satışların tek bir noktadan otomatik faturalandırılmasını sağlar.

E-Fatura Doğrulama Nedir?

E-fatura ve e-arşiv fatura doğrulama, bir faturanın gerçekten GİB sistemi üzerinden ve geçerli bir mükellef tarafından düzenlenip düzenlenmediğinin kontrol edilmesi işlemidir. Bu, özellikle alıcı firmaların, kendilerine gelen faturaların sahtekarlık olup olmadığını anlaması açısından çok önemli bir güvenlik mekanizmasıdır.

Doğrulama işlemi, GİB’in “e-Belge Doğrulama” servisi üzerinden ücretsiz olarak yapılabilir. https://ebelge.gib.gov.tr/e-arşivsorgula.html adresine gidilerek, sorgulanmak istenen faturanın üzerindeki benzersiz fatura numarası (UUID) ve faturayı düzenleyen firmanın vergi numarası girilir.

Sistem, bu bilgileri GİB’in merkezi veritabanında kontrol eder. Eğer fatura geçerliyse, fatura içeriği (alıcı, satıcı, tutar, tarih vb.) görüntülenir ve fatura PDF olarak indirilebilir. Bu sayede, kağıt üzerinde veya e-posta ile gelen bir fatura görselinin manipüle edilip edilmediği kolayca anlaşılır.

E-ticaret işletmeleri, kendilerine satış yapan tedarikçilerinden gelen faturaları bu şekilde doğrulayarak, vergi mevzuatına uygun hareket etmiş olur ve potansiyel vergi kayıplarının önüne geçer. Ayrıca, müşteriler de e-ticaret sitesinden aldıkları e-arşiv faturalarını aynı yöntemle doğrulayabilir, bu da müşteri güvenini pekiştiren bir unsurdur.

E-Fatura Oluştururken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar Nelerdir?

E-fatura ve e-arşiv fatura düzenlerken, mevzuata uygunluk açısından dikkat edilmesi gereken birçok kural vardır. İlk ve en önemli kural, fatura türünün doğru seçilmesidir. Karşı taraf e-fatura mükellefi ise mutlaka e-fatura, değilse e-arşiv fatura kesmek gerekir. Yanlış türde fatura kesilmesi, fatura geçersiz sayılabilir.

İkinci önemli kural, faturaların yasal saklama ve ibraz yükümlülüğüdür. Ticaret kanunu ve Vergi Usul kanunu gereği, faturaların 10 yıl süreyle saklanması zorunludur. E-fatura ve e-arşiv faturalar, GİB tarafından bu süre boyunca saklanır, ancak mükelleflerin de kendi kayıt ortamlarında (entegratör paneli, yerel yedek) bu faturaları muhafaza etmesi önerilir.

Üçüncü kural, iptal ve red işlemlerinin sürelerine dikkat edilmesidir. Bir e-faturanın iptali için genellikle 8 günlük bir süre vardır ve bu süre fatura alıcıya iletildiği tarihten itibaren başlar. Red işlemleri de benzer şekilde zamanında yapılmalıdır. Bu sürelerin kaçırılması, mali kayıtlarda düzeltilmesi zor durumlar yaratabilir.

Dördüncü olarak, firma unvanı veya nevi değişikliği gibi durumlarda, 15 gün içerisinde GİB’e bildirim yapılması ve yeni bilgilere göre mali mühürün güncellenmesi gereklidir. Ayrıca, sistemde oluşan hata kodları (“durum kodları”) dikkatle takip edilmeli ve gecikmeden çözüme kavuşturulmalıdır. Bu kodlar, genellikle fatura gönderiminde bir sorun olduğuna işaret eder.

E-Fatura Reddi Nedir?

E-faturanın reddi, alıcı firmanın, kendisine kesilen bir e-faturayı çeşitli nedenlerle (örneğin, mal/hizmet teslim edilmedi, tutar hatalı, ürün iade edildi) kabul etmemesi işlemidir. Red işlemi, GİB’in e-fatura portalı (https://portal.e-fatura.gov.tr) üzerinden alıcı firma tarafından başlatılır.

Reddin hukuki bir geçerliliği vardır. Alıcı, faturanın kendisine iletildiği tarihten itibaren belirli bir süre içinde (pratikte faturayı inceledikten sonra) reddedebilir. Reddedilen fatura, satıcı firmanın panelinde “reddedildi” durumunda görünür. Bu durumda satıcı, faturayı düzelterek yeniden gönderebilir veya iptal edip yeni bir fatura kesebilir.

Red işlemi, satıcı ve alıcı arasındaki ticari anlaşmazlıkların resmi kayıtlara yansıtılmasını sağlar. Bu nedenle, e-ticaret işletmeleri, özellikle B2B satışlarında, reddedilen faturaları anında takip etmeli ve müşteri ilişkileri ekibiyle koordineli bir şekilde sorunu çözmelidir. Reddedilmiş ve çözülmemiş faturalar, tahsilat sürecinde problem yaratabilir.

Aynı portal, satıcı firmanın kendi kestiği bir faturayı iptal etmesi için de kullanılır. İptal işlemi için de benzer bir süre sınırı (8 gün) bulunur ve iptal talebi alıcı tarafından onaylandıktan sonra fatura sistemden silinir. Hem iptal hem de red süreçleri, e-fatura sisteminin şeffaflığını ve güvenilirliğini artıran özelliklerdir.

Unvan Değişikliği Bildirimi

E-fatura veya e-arşiv fatura kullanan bir işletmenin unvanı (şirket adı) değiştiğinde, bu değişikliğin 15 gün içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirilmesi yasal bir zorunluluktur. Aynı kural, şirketin nevinin değişmesi (örneğin, Limited Şirket’ten Anonim Şirket’e dönüşmesi) için de geçerlidir.

Bildirim, Ticaret Sicil Gazetesi’nde yayımlanan değişiklik ilanı ve bir durum bildirme dilekçesi ile birlikte ilgili vergi dairesine yapılır. GİB, bu bildirimi işleme aldıktan ve sistemde güncelledikten sonra, firma yeni unvanı ile elektronik fatura kesmeye devam edebilir. Bu süreç tamamlanana kadar, eski unvan ile fatura kesilmeye devam edilir.

Unvan değişikliği ile birlikte, firmanın mali mühürü de güncellenmelidir. Eski unvana ait mali mühür artık geçersizdir. Yeni unvan için yeni bir mali mühür başvurusu yapılması gerekir. Bu işlemler, fatura kesiminde kesinti yaşanmaması için hızlı bir şekilde tamamlanmalıdır.

E-ticaret işletmeleri, büyüme veya yeniden yapılanma sürecinde sıklıkla bu tür değişikliklerle karşılaşabilir. Bu nedenle, unvan veya nevi değişikliği planlandığı anda, mali müşavir veya entegratör firma ile iletişime geçilerek e-fatura/e-arşiv sistemindeki güncelleme süreci başlatılmalıdır. Aksi takdirde, yanlış unvanla kesilen faturaların hukuki geçerliliği olmayabilir.

İhracat Yapanların E-Arşiv Kullanımı Nasıl Olmalıdır?

İhracat yapan e-ticaret firmaları için e-Arşiv fatura düzenlenmesi belirli bir tutar eşiğine tabidir. Yurt dışındaki bir alıcıya (şahıs veya şirket) yapılan ve toplam tutarı 10 bin TL veya üzeri olan her satış için e-arşiv fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu zorunluluk, satıcı firmanın e-fatura mükellefi olup olmamasından bağımsızdır.

Bu kuralın amacı, önemli tutardaki döviz çıkışlarının ve ihracat işlemlerinin GİB tarafından daha etkin bir şekilde takip edilmesini sağlamaktır. 10 bin TL altındaki ihracat satışları için e-arşiv fatura kesme zorunluluğu bulunmamaktadır, ancak firma dilerse daha düşük tutarlar için de e-arşiv fatura düzenleyebilir.

İhracat e-arşiv faturasında, fatura üzerinde “İhracat” ibaresinin bulunması ve fatura bedelinin döviz cinsinden de belirtilmesi gerekebilir. Faturanın alıcıya iletilmesi yine e-posta yoluyla PDF formatında yapılır. Faturanın bir kopyası, diğer tüm e-arşiv faturalar gibi GİB sisteminde saklanır.

İhracat yapan e-ticaret firmalarının, ödeme yöntemi (Swift, PayPal vb.) ne olursa olsun, bu tutar eşiğini göz önünde bulundurmaları önemlidir. Otomatik entegrasyonlu sistemlerde, sipariş tutarı ve teslimat adresi (yurt dışı) bilgilerine göre sistemin bu faturaları otomatik olarak e-arşiv olarak oluşturması sağlanabilir. Bu da ihracat süreçlerinin yasal mevzuata uygun şekilde yürütülmesini garanti altına alır.

e-fatura için Proticaret Altyapısı entegrasyonu var mı?

Evet, Proticaret E-Ticaret altyapısı, kullanıcılarına güçlü ve sorunsuz bir e-fatura entegrasyonu sunar. Proticaret, sektörde lider ve güvenilir özel entegratör firmalarla hazır entegrasyon anlaşmaları yapmıştır. Bu sayede, Proticaret panelini kullanan bir e-ticaret işletmesi, teknik detaylarla uğraşmadan kısa sürede e-fatura sistemine geçiş yapabilir.

Entegrasyon, sipariş yönetimi ile fatura süreçlerini birleştirir. Sipariş onaylandığında, sistem müşteri bilgilerini (vergi numarası) kontrol eder ve fatura türünü (e-fatura veya e-arşiv) otomatik belirler. Ardından, gerekli fatura bilgilerini entegratör sistemine aktararak faturanın oluşturulmasını ve GİB’e iletilmesini sağlar. Tüm bu işlemler panel üzerinden takip edilebilir.

Proticaret’in esnek altyapısı, farklı entegratör seçeneklerine uyum sağlayabilir. Kullanıcı, tercih ettiği veya mevcut anlaşması olan bir entegratör firma ile çalışmak isterse, Proticaret teknik ekibi gerekli entegrasyonun kurulmasına destek olur. Bu, özellikle belirli bir entegratörle uzun süredir çalışan ve sistemini değiştirmek istemeyen firmalar için büyük bir avantajdır.

Sonuç olarak, e-fatura sistemine geçmek isteyen bir Proticaret kullanıcısı, bu süreci tek başına yönetmek zorunda kalmaz. Proticaret’in sunduğu hazır çözümler ve teknik destek sayesinde, e-fatura ve e-arşiv fatura kesimi, e-ticaret operasyonunun sorunsuz bir parçası haline gelir ve işletmeye zaman, para ve iş gücü tasarrufu sağlar.

e-arşiv için Proticaret Altyapısı entegrasyonu var mı?

Proticaret altyapısı, e-arşiv fatura entegrasyonu konusunda da e-fatura ile eşdeğer bir kolaylık ve güvenilirlik sunar. E-ticaret ekosisteminin tüm gerekliliklerini karşılayacak şekilde tasarlanan Proticaret, B2C müşterilerinize otomatik e-arşiv faturası göndermenizi sağlayan çözümlerle donatılmıştır.

Sistem, bir sipariş tamamlandığında veya ödeme onaylandığında, müşterinin vergi numarası olup olmadığını kontrol eder. Vergi numarası yoksa veya e-fatura mükellefi değilse, otomatik olarak bir e-arşiv fatura oluşturma sürecini başlatır. Fatura PDF formatında oluşturulur ve müşterinin siparişte belirttiği e-posta adresine anında iletilir. Aynı zamanda, fatura Proticaret panelinizdeki ilgili sipariş kaydıyla eşleştirilerek saklanır.

E-fatura ve e-arşiv faturası işlemleri, Proticaret üzerinden ister mobil uygulama ister web yönetim paneli aracılığıyla tek tıklamayla yönetilebilir. Bu, işletme sahibinin veya muhasebe sorumlusunun ofis dışında bile fatura kesim işlemlerini yönetebilmesi anlamına gelir. Kağıt yığınları ve fiziki arşiv karmaşası tamamen ortadan kalkar.

Proticaret, e-fatura ve e-arşiv faturaların XML, EDI veya API gibi standart formatlarda oluşturulmasını ve iletilmesini destekler. Bu, farklı ödeme sistemleri, kargo entegrasyonları ve pazaryeri bağlantıları ile uyumlu çalışabilmesini sağlar. E-ticaretinizin büyümesine paralel olarak ihtiyaç duyacağınız tüm dijital belge yönetimi ihtiyaçları için Proticaret altyapısı güvenilir ve ölçeklenebilir bir temel oluşturur. Entegrasyon detayları ve örnek uygulamalar için Proticaret’in ilgili teknik dokümanlarına başvurabilirsiniz.

Sonuç

E-ticaretin dinamik ve hızlı dünyasında, operasyonel süreçlerin verimliliği ve yasal uyumu başarının anahtarlarından biridir. E-fatura ve e-arşiv sistemi, tam da bu noktada işletmelere hem yüksek hacimli işlemleri yönetme gücü hem de mevzuata tam uyum içinde çalışma imkanı sunar. Kağıt fatura döneminin getirdiği maliyet, zaman kaybı ve fiziksel karmaşa, bu dijital dönüşümle birlikte tarihe karışmaktadır. Özellikle belirli bir ciro eşiğini aşan firmalar için artık bir zorunluluk olan bu sistemler, daha küçük ölçekli girişimler için de cazip fırsatlar barındırmaktadır.

Doğru bir e-ticaret altyapısı ile entegre edildiğinde, e-fatura ve e-arşiv fatura kesimi otomatik, hatasız ve anlık hale gelir. Bu da satış, muhasebe ve depo yönetimi süreçleri arasında kusursuz bir senkronizasyon sağlar. Müşteri memnuniyeti, anında iletilen dijital faturalarla artarken, işletme içi verimlilik de otomasyon sayesinde zirveye çıkar. Proticaret gibi kapsamlı çözümler, bu entegrasyonu kurmayı ve yönetmeyi son derece kolaylaştırarak, e-ticaret girişimcilerinin asıl odaklanması gereken noktaya, yani işini büyütmeye odaklanmalarını sağlar. Dijital ticaretin geleceği, bu akıllı ve bağlantılı sistemler üzerine inşa edilecektir.

Sıkça Sorulan Sorular